La protección de datos personales no es solo un requisito legal, sino una responsabilidad y cuestión de confianza y reputaciónfundamental para cualquier empresa.
Un descuido puede salir muy caro: las sanciones por incumplimiento de la LOPD y el RGPD pueden alcanzar cifras de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.
Sin embargo, muchas empresas y profesionales cometen errores que pueden derivar en sanciones importantes por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). A continuación, repasamos los 7 fallos más comunes que podrías estar cometiendo sin darte cuenta.
¿Tu empresa cumple con la normativa de Protección de Datos?
1. No Tener un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)
Este documento es fundamental y obligatorio para la mayoría de las empresas y organizaciones. El RAT detalla qué datos personales se recogen, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservan y cuál es la base legal del tratamiento.
Error frecuente: Creer que sólo las grandes empresas deben hacerlo.
Posible sanción: Hasta 10.000 € por no tenerlo o no actualizarlo.
2. No Informar de Forma Clara al Recoger Datos
Cada vez que se solicitan datos personales (en la web, formularios, correo electrónico, etc.), es obligatorio ofrecer una cláusula informativa donde se indique:
- Quién es responsable del tratamiento.
- Con qué finalidad se recogen los datos.
- Qué base jurídica lo ampara.
- Cuánto tiempo se conservarán.
- A qué destinatarios/as se comunicarán (si los hay).
- Cómo se pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación.
Error frecuente: Omitir esta información o usar textos demasiado genéricos.
Posible sanción: Multas por falta de transparencia, una de las más comunes hoy día.
3. Recoger datos sin consentimiento válido.
No basta con incluir una casilla marcada por defecto o un consentimiento genérico. Para que el consentimiento sea válido, debe ser expreso, libre, informado e inequívoco.
¿Qué debes hacer? Utiliza formularios que pidan consentimiento de forma activa (por ejemplo, casillas no premarcadas) y específica para cada finalidad. Guarda prueba de cuándo y cómo se obtuvo el consentimiento.
4. No Firmar Contratos con Proveedores que Traten Datos
Si trabajas con terceras personas que acceden a datos personales (como asesorías, empresas de email marketing, alojamiento web, etc.), debes firmar con ellas un contrato de encargo del tratamiento. Este contrato debe regular el uso de los datos y garantizar que el proveedor o la proveedora también cumple con el RGPD.
Error frecuente: Compartir datos sin acuerdo legal con el proveedor/a.
Posible sanción: Puede considerarse una cesión no autorizada de datos, con multas que pueden superar los 30.000 €.
5. No gestionar adecuadamente una brecha de seguridad.
Los incidentes de seguridad que afecten a datos personales deben notificarse en un plazo máximo de 72 horas a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y, en algunos casos, también a las personas afectadas.
¿Qué debes hacer? Ten un protocolo de gestión de brechas: identifica rápidamente el problema, evalúa su impacto y actúa. No comunicarlo a tiempo puede suponer sanciones adicionales.
6. No Aplicar Medidas de Seguridad Adecuadas
No basta con cumplir el papeleo: hay que garantizar que los datos están bien protegidos. Algunas prácticas peligrosas incluyen:
- No tener contraseñas seguras
- No cifrar la información
- Compartir claves entre empleadas/os
- No actualizar el antivirus
- Usar dispositivos personales sin control
Error frecuente: Pensar que una filtración solo es sancionable si es intencionada.
Posible sanción: Aunque no haya mala fe, la falta de medidas preventivas ya es sancionable.
7. No atender las solicitudes de derechos de las personas interesadas
El RGPD reconoce a las personas una serie de derechos sobre sus datos: acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición. Como responsable del tratamiento, tienes la obligación de responder en un plazo máximo de 1 mes.
Error frecuente: No tener un protocolo para gestionar estas solicitudes.
Posible sanción: Sanciones incluso por responder tarde o de forma incompleta.
Conclusión
Cumplir con la normativa de protección de datos no es opcional, ni una mera formalidad burocrática. Es una obligación legal que impacta directamente en la confianza de la clientela, la reputación de la empresa y la seguridad de la información que se gestiona a diario. Los errores en esta materia son más frecuentes de lo que muchas organizaciones creen, especialmente en entornos donde no se cuenta con personal especializado o donde se subestima el alcance del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha intensificado su labor de vigilancia y sanción, no sólo en grandes corporaciones, sino también en pymes, personas autónomas y asociaciones. Las sanciones impuestas recientemente demuestran que cualquier organización, por pequeña que sea, puede ser objeto de una inspección si no gestiona correctamente los datos personales que trata.
Por ello, resulta fundamental realizar una revisión periódica de las políticas internas, los procedimientos y las medidas de seguridad aplicadas. La implementación de medidas preventivas, como contar con un Registro de Actividades de Tratamiento actualizado, asegurar que todas las cláusulas informativas estén completas y adaptadas, y disponer de contratos adecuados con encargados y/o encargadas del tratamiento, puede marcar la diferencia entre cumplir la normativa o exponerse a sanciones importantes.
Además, no debe pasarse por alto la necesidad de formar al personal, establecer protocolos de respuesta ante brechas de seguridad y garantizar los derechos de las partes interesadas en tiempo y forma. Estas acciones no sólo minimizan el riesgo legal, sino que fortalecen la transparencia y la confianza del público en la entidad.
En definitiva, contar con asesoramiento técnico y jurídico especializado es una inversión, no un gasto. Un acompañamiento profesional adecuado permite anticiparse a los riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y proteger un activo cada vez más valioso en la economía digital: los datos personales.